Los Mejores Software de Programación de Empleados


Los Mejores Software de Programacion de Empleados
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Gestionar los turnos de trabajo diarios, semanales y mensuales de tu personal puede ser un reto. Existe una línea muy fina entre la escasez de personal y el exceso de personal —es demasiado fácil dejar que los costos laborales se descontrolen.

Mantenerse organizado es difícil incluso con solo unos pocos empleados, pero este desafío se amplifica exponencialmente a escala.

Hemos llegado a un punto en el que la gestión de turnos mediante hojas de cálculo o con lápiz y papel se ha vuelto obsoleta y francamente ineficaz.

El software de programación de empleados facilita mucho la creación de cronogramas por parte de los gerentes, sin perder de vista el panorama general.

Tanto si tu empresa tiene diez como diez mil empleados, existe una solución que se adapta a tus necesidades de programación.

¿Qué software de programación de empleados es el mejor? Puedes conocer las mejores opciones en mi opinión y leer mis reseñas detalladas sobre cada una de ellas a continuación.

#1 – Homebase: el mejor software de programación de empleados para pequeñas empresas

Homebase es una herramienta de programación de empleados diseñada para las pequeñas empresas. Es lo suficientemente versátil como para atender a las necesidades de programación de una amplia gama de industrias, incluidas las del comercio minorista, salud y belleza, empresas de servicios y restaurantes.

Más de 100.000 empresas confían en Homebase.

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Con Homebase, te beneficiarás de las mejores características y funcionalidades como:

  • Plantillas de programación sencillas que se pueden editar sobre la marcha
  • Compartir fácilmente la programación con todo el equipo
  • Capacidad para prever tus costos laborales
  • Los empleados pueden acceder a las actualizaciones de los horarios en tiempo real desde la aplicación móvil
  • Seguimiento de la disponibilidad de los empleados, solicitudes de vacaciones y aprobaciones
  • Recordar automáticamente a tu personal sobre los próximos turnos
  • Gestionar los intercambios de turno desde cualquier lugar
  • Calcular las horas extras y recibir alertas sobre los conflictos de horarios

También puedes mejorar tus pronósticos laborales mediante la integración de tus datos de ventas de sistemas de punto de venta (POS) como Square, Clover, Shopify, Upserve, Revel, Lightspeed, entre otros.

Además de estas sólidas funciones de programación, Homebase es una solución todo en uno para el control de horas, contratación, incorporación, comunicación con el equipo, recursos humanos y cumplimiento.

¿Y lo mejor de todo? La solución de programación de empleados de Homebase es 100% gratuita para un número ilimitado de empleados. Para sacar el máximo provecho del software, puedes actualizar a un plan de pago a partir de 14 dólares al mes por ubicación. Obtén más información y regístrate ahora.

#2 – Sage HR: la mejor solución integral de recursos humanos

Sage HR (antes CakeHR) es un software de recursos humanos completo. Dentro de esta solución integral de recursos humanos encontrarás herramientas sólidas para la programación de turnos.

En general, Sage HR es una excelente opción para cualquier empresa que desee automatizar sus tareas de recursos humanos, además de mejorar su proceso de programación.

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Otros aspectos destacados de las funciones de programación de empleados incluyen:

  • Planificación de turnos interactiva con una interfaz fácil de usar
  • Compatible para empresas con una sola o múltiples ubicaciones
  • Facilidad para dividir los horarios en grupos y departamentos con varios jefes de turno
  • Herramientas de autoservicio para los empleados, con la posibilidad de añadir los horarios que prefieren y horarios no disponibles
  • Gestión de los turnos con la función de arrastrar y soltar
  • Informes diarios, semanales y mensuales
  • Exportación completa de datos

Además de las herramientas de programación, también te beneficiarás de las funciones relacionadas con la gestión de licencias, hojas de asistencia, contratación, gestión del desempeño, registros de empleados y otros aspectos esenciales de RRHH.

Sage HR comienza en 8,50 dólares al mes para las funciones básicas de recursos humanos y programación de turnos. Los módulos adicionales tienen un costo extra. El software es fácil de configurar y puedes probarlo gratis durante 14 días.

#3 – ShiftNote: el software de programación de empleados más sencillo

ShiftNote es una de las herramientas de programación de empleados más sencillas del mercado actual. Cuenta con la confianza de más de 75.000 usuarios de una amplia gama de sectores.

Me gusta ShiftNote porque tienen soluciones específicas para categorías como restaurantes, hoteles, comercio minorista, fabricación, atención médica, educación y cervecerías.

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Estas son algunas de las principales razones por las que ShiftNote ocupa un lugar destacado en mi lista:

  • Aplicación móvil, mensajería entre el equipo y atención al cliente gratuitos
  • Los empleados pueden actualizar su disponibilidad e intercambiar turnos
  • Plantillas de programación para que los gestores no tengan que crearlas desde cero
  • Configuraciones gratuitas y capacitación individual
  • Panel de control de múltiples ubicaciones
  • Gestión de solicitudes de vacaciones
  • Herramientas de previsión de ventas y mano de obra
  • Informes de registro diarios

En general, ShiftNote mejora drásticamente la velocidad de tu proceso de programación al tiempo que optimiza la eficiencia de tus cronogramas. También es una forma confiable para que tu equipo de gestión y tu personal se comuniquen desde cualquier lugar.

Vale la pena señalar que ShiftNote carece de algunas de las funciones de control de horas y recursos humanos que ofrecen otras herramientas del mercado actualmente. Pero si lo que buscas es una solución de programación sencilla, esta debería ser sin duda una de las principales opciones a considerar.

Puedes probar ShiftNote de forma gratuita por 30 días.

#4 – Shiftboard: el mejor para la gestión de costos laborales

Shiftboard es otra excelente solución de gestión del personal diseñada para la programación de empleados por hora. Se trata de un software rico en funciones con muchas opciones diferentes para resolver los retos empresariales comunes asociados a la programación.

Esto incluye aspectos como la gestión de costos laborales, la retención de empleados, la gestión de la fatiga, el cumplimiento, etc.

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En realidad, Shiftboard tiene dos herramientas de programación diferentes: SchedulePro y ScheduleFlex. La versión Pro está diseñada para industrias de alto grado de cumplimiento como la de correcciones, petróleo y gas, y petroquímica. La versión Flex está pensada para organizaciones con necesidades cambiantes de programación, como de salud, personal, centros de llamadas, almacenes y distribución, seguridad pública y fabricación.

Otros aspectos destacados del software Shiftboard incluyen:

  • Comunicación en tiempo real sobre actualizaciones de horarios y nuevos turnos disponibles
  • Función de autocompletar turnos con ausencias
  • Los empleados pueden confirmar las solicitudes de turno de última hora directamente desde la aplicación móvil
  • Los empleados pueden elegir turnos adicionales e intercambiar turnos (con aprobación)
  • Horarios personalizados en función de departamentos y ubicaciones
  • Agrupaciones inteligentes de equipos en función de las cualificaciones del personal, certificaciones, etc.
  • Previsión laboral precisa basada en la demanda
  • Evitar el exceso o la falta de personal
  • Herramientas de automatización de la programación

Más de 60.000 equipos confían en Shiftboard para la programación de sus empleados. Incluso disponen de funciones adicionales para el seguimiento de candidatos y control de horas con geofencing.

Solicita una demostración gratuita hoy mismo para comenzar.

#5 – Deputy: el mejor para la gestión del tiempo y la asistencia

Deputy es una de las herramientas de programación de empleados más populares del mercado actual. Más de 200.000 marcas en todo el mundo lo utilizan, entre ellos grandes nombres como Nike, Amazon, HubSpot y Peloton.

Me gusta Deputy porque tiene muchas funciones, pero también tiene precios sencillos y directos.

Puedes combinar la programación de empleados con el software de control de horas por solo 4 dólares por usuario al mes. Como alternativa, cada una de estas funciones se puede adquirir por separado por 2,50 dólares por usuario.

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Echemos un vistazo rápido a algunas de las otras características y beneficios principales que obtendrás de este software:

  • Facilidad para cubrir los turnos vacantes según la disponibilidad, las calificaciones y el costo del personal
  • Compartir instantáneamente los horarios con tu equipo
  • Datos de costos laborales en tiempo real
  • Capacidades de programación automática mediante IA
  • Planificación de las pausas y cumplimiento de los descansos
  • Posibilidad de gestionar los horarios desde cualquier lugar con las aplicaciones para iOS y Android
  • Solicitud, aprobación y seguimiento de vacaciones pagadas
  • Automatización de los cálculos de salarios
  • Recopilar las hojas de asistencia y exportarlas a la nómina con un solo clic
  • Posibilidad de ver en tiempo real quién está de turno, tomando un descanso o llega tarde

Cualquier empresa que desee una forma sencilla de gestionar la programación de los empleados y el control de horas desde una única solución, sin duda se beneficiará de Deputy.

Puedes probarlo gratis durante 31 días, sin necesidad de tarjeta de crédito.

#6 – HotSchedules by Fourth: el mejor sistema de gestión laboral para restaurantes y hostelería

HotSchedules (que ahora forma parte de Fourth) es una solución completa de gestión de personal creada específicamente para las empresas del sector de restaurantes y hostelería.

Además de la programación de empleados, HotSchedules tiene herramientas para el seguimiento de candidatos, incorporación, gestión del tiempo y la asistencia, registros de los gestores, etc. Incluso tienen soluciones para la gestión de inventarios, recursos humanos y nómina.

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En cuanto a las funciones de programación de empleados, a continuación se detallan las principales ventajas que ofrece HotSchedules:

  • Herramienta de programación sencilla de arrastrar y soltar
  • Plantillas de programación listas para usar
  • Reducción de los errores de programación, falta de personal y excedentes
  • Límite de las horas extras no planificadas
  • Gestión de vacaciones pagadas y disponibilidad de los empleados
  • Aprobación o rechazo de solicitudes de turno desde cualquier dispositivo
  • Acceso rápido a los informes de tu lista diaria
  • Herramientas de cumplimiento de pausas para comer y descansar, semanas laborales justas, etc.

Dependiendo de tus necesidades, HotSchedules puede ser tan simple o complejo como desees. Puedes aprovechar solo las herramientas de programación de empleados o crear una solución sólida y personalizada con muchas funciones y complementos para tu negocio.

Cualquiera que sea la opción que elijas, HotSchedules es sin duda mi preferido para restaurantes y negocios de hotelería. Solicita tu demostración gratuita para comenzar.

En qué me fijé para encontrar los mejores software de programación de empleados

Dos restaurantes en la misma ciudad pueden tener necesidades de programación de empleados completamente diferentes en función de cómo operan.

En otras palabras, no existe una solución única que funcione para todas las empresas, ni siquiera para las del mismo sector.

Mantén tus operaciones diarias en mente y evalúa continuamente cómo cada herramienta de programación de empleados se ajusta a tus necesidades reales.

Estos son los criterios clave que debes utilizar para evaluar las soluciones disponibles.

Número de empleados y ubicaciones

Una pequeña cafetería con seis empleados en un solo local no tendrá las mismas necesidades que una cadena de restaurantes con 500 trabajadores en una docena de ubicaciones.

Algunos software están diseñados para la ampliación, mientras que otros están destinados a empresas más pequeñas y con una sola ubicación.

También hay que pensar en el futuro de tu negocio al evaluar las opciones. Aunque hoy solo tengas 50 empleados, ¿cuántos tendrás dentro de seis meses? ¿Y en 12 meses? Si estás escalando rápidamente, asegúrate de que el software que elijas pueda adaptarse a tu crecimiento.

Funcionalidad de control de horas

La programación y el control de horas van de la mano para algunas empresas. Los empleados deben registrar su entrada, su salida y registrar las horas trabajadas.

Para otras empresas, el control de horas es menos importante. Los empleados están presentes en su turno, o no. Una simple función de asistencia será todo lo que necesitas.

Si el control de horas es una parte clave de cómo tus empleados muestran su trabajo y se les paga, recomiendo que obtengas un software de programación de empleados con esa funcionalidad incorporada.

En primer lugar, no es necesario obtener un software de control de horas por separado que pueda tener problemas para integrarse con tu programación. Esto lo simplifica todo.

Es aún mejor si el software de programación de empleados se vincula directamente con el servicio de nómina, ya que esto eliminará el proceso de ingresar las horas manualmente. Con el control de horas, la programación y la nómina funcionando juntos, habrá menos errores que molesten a los empleados y frustren a los gerentes.

Acceso flexible

Los mejores software de programación de empleados suelen ofrecerse como una solución basada en la web. Debes facilitar a tu personal el acceso a los horarios desde cualquier lugar. Esto no es posible con un software de escritorio.

También recomiendo buscar una solución de programación de empleados que venga de serie con una aplicación móvil gratuita. Así, tu personal básicamente puede llevar una agenda con actualizaciones en tiempo real, 24/7.

Estas aplicaciones son excelentes para cosas como funciones de comunicación en equipo y notificaciones automáticas de cambios de horario o recordatorios de turno.

El acceso móvil y a través del navegador a la programación es imprescindible si tienes empleados que trabajan de forma remota o en el campo.

E incluso si todos trabajan en una misma oficina o restaurante, es probable que los empleados aprecien la posibilidad de consultar la programación o enviar un mensaje sin importar dónde se encuentren.

Soluciones específicas para el sector

Existen muchas herramientas de programación de empleados de uso general en el mercado hoy en día. Pero si entras en determinadas categorías, debes buscar una herramienta específica para tu sector.

Los restaurantes y la hostelería son dos de los sectores que me vienen a la mente. Muchos software están orientados a este tipo de negocios porque las necesidades de programación son mayores en estos casos.

Si tienes la oportunidad de utilizar un software diseñado específicamente para tu sector, tiendo a inclinarme por esa opción a la hora de tomar la decisión final.

Funciones adicionales y extras

Como he dicho antes, muchos software de programación de empleados hacen mucho más que permitir a los gerentes publicar los horarios semanales.

Las mejores herramientas también dispondrán de intercambio de turnos, herramientas de autoservicio para empleados, funciones de recursos humanos, gestión de costos laborales, gestión de licencias, control de la asistencia, mensajes de equipo, control de horas y de horas extras, etc.

Sin duda, es más importante considerar algunos extras que otros, según el tipo y las necesidades de tu negocio. Así que mantente al tanto de estas diversas opciones al hacer tu búsqueda.

En resumen

¿Cuál es el mejor software de programación de empleados?

La respuesta realmente depende de lo que estés buscando. Pero independientemente de tus necesidades, puedes encontrar la opción adecuada para tu negocio basándote en mis recomendaciones en esta guía:

  1. Homebase: el mejor software de programación de empleados para pequeñas empresas
  2. Sage HR (antes CakeHR): la mejor solución integral de recursos humanos
  3. ShiftNote: el software de programación de empleados más sencillo
  4. Shiftboard: el mejor para la gestión de costos laborales
  5. Deputy: el mejor para la gestión del tiempo y la asistencia
  6. HotSchedules by Fourth: el mejor sistema de gestión laboral para restaurantes y hostelería

Consulta la metodología que he descrito en este artículo para simplificar el proceso de compra. De este modo, te resultará mucho más fácil reducir las opciones.

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