Según Apollo Technical, el trabajador promedio que es interrumpido cada tres minutos es un 60% o menos productivo todos los días. Esto muestra que existe una clara necesidad de mejorar las habilidades de productividad para mejorar la eficiencia laboral y el desempeño profesional. Esto aporta diversos beneficios organizativos a las empresas e impulsa el crecimiento de muchas maneras. Sin embargo, trabajar en la productividad en tiempos cambiantes requiere un enfoque flexible y a largo plazo. Teniendo esto en cuenta, este blog profundiza en los ingredientes clave de la productividad y ofrece consejos para desarrollar las habilidades necesarias.
1. Gestión del tiempo
Vivimos en un mundo donde las notificaciones constantes de tareas, las respuestas de correo electrónico pendientes y las notificaciones de aplicaciones, por nombrar algunas, son la nueva normalidad. Por lo tanto, la gestión del tiempo es una estrategia esencial en cualquier conjunto de herramientas de productividad y se puede desglosar de la siguiente manera.
Técnicas prioritarias
Los métodos de priorización van de la mano con la gestión del tiempo. Además, ayudan a marcar todas las casillas necesarias para un día determinado. Estas técnicas incluyen:
Método de tareas más importantes (MIT): elija tres tareas importantes y complete cualquiera de ellas según su importancia y necesidad. Matriz de decisiones de Eisenhower: una excelente manera de prevenir el agotamiento en el lugar de trabajo implica clasificar las tareas en una matriz de importancia. Y el Método Urgente Ivy-Lee: un método sencillo de priorización que implica planificar sólo seis tareas importantes (no más) y colocarlas en orden de importancia.
tiempo de bloqueo
Este método de gestión del tiempo divide y organiza todo el periodo de trabajo en diferentes bloques.
En consecuencia, cada bloque debe realizar nuevas funciones predeterminadas. Como dice Cal Newport, autor de ‘Deep Work’, implementar horarios de trabajo cronometrados de 40 horas puede producir los mismos resultados que una semana laboral no estructurada de más de 60 horas.
Si practicas bloquear el tiempo como una habilidad de gestión del tiempo:
Su jornada laboral implica hacer malabarismos con diferentes roles y proyectos.
Delegación de funciones.
No importa cuán productivo seas, hay mucho que puedes lograr antes de dar por terminado el día. Pero delegar tareas a otros libera espacio de cabeza. Además, mejora las habilidades de comunicación y productividad entre los equipos, lo que permite completar más trabajo más rápido.
2. Gestión del trabajo
Las estrategias de gestión del trabajo básicamente, aseguran que se completen todas las actividades y programas planificados para el día. A continuación se presentan algunas estrategias populares de gestión del trabajo que pueden aumentar la productividad y la eficiencia.
La Técnica Pomodoro: Se basa en un trabajo profundo sin distracciones de 20/25 minutos seguido de un descanso de cinco minutos. Repita este ciclo varias veces para mejorar la concentración y la productividad. La regla del minuto: creada por Gretchen Rubin, este método se refiere a completar rápidamente todas las tareas que toman menos de un minuto. Es una gran herramienta para eliminar el desorden en el lugar de trabajo y el desorden. 168 horas: utilizado junto con limitaciones de tiempo, este es un plan semanal integral que utiliza sus 168 horas cada semana para priorizar tareas, aumentar la productividad y lograr una gestión eficaz del tiempo.
3. Atención y concentración
La eficiencia se mide por la cantidad de trabajo completado dentro de un marco de tiempo cuidadosamente asignado. Sólo un enfoque constante puede garantizar este nivel de productividad. Con la ayuda de estas estrategias, puede lograr un mejor enfoque y concentración.
Evitar distracciones
Evitar distracciones en el lugar de trabajo puede ayudarle a priorizar; Evita que la gente se deje cautivar por preguntas aparentemente urgentes. A continuación se muestran algunas formas de lograrlo.
Tenga total claridad sobre su día antes de comenzar a trabajar. Concéntrese en un pequeño aspecto de una gran tarea y avance gradualmente al siguiente paso. Mantenga recordatorios visuales de sus objetivos diarios. Administre el caos de prioridades con listas de priorización detalladas. Compañeros verbales.
Además, puedes lidiar con las distracciones internas de las siguientes maneras.
Practicando meditación guiada y mindfulness identificando aquello que no puedes controlar
Crear un ambiente de trabajo cómodo
El enfoque aumenta cuando el ambiente de trabajo es positivo y respeta a las personas. Aquí hay algunas maneras fáciles de crearlo.
Mejorar las condiciones de iluminación en el lugar de trabajo Aumentar los niveles de comodidad prestando atención a la limpieza e higiene del lugar de trabajo Aumentar la participación de los empleados Eventos corporativos frecuentes Reconocer y expresar gratitud por los esfuerzos de los demás Abordar las deficiencias en el lugar de trabajo a través de la comunicación con el paciente
Vence el retraso
Aprender a superar la procrastinación mejora la atención y la concentración, lo que conduce a una mayor productividad. Las personas pueden superar la procrastinación mediante un autocuidado, una priorización y una rutina inteligentes. Examinemos cada uno de estos elementos con más detalle:
La autorregulación implica comprender y reconocer sus sentimientos, pensamientos y comportamientos sin juzgar. Es importante darse cuenta de que la procrastinación a menudo surge de factores subyacentes como el miedo al fracaso, el perfeccionismo o el sentimiento de abrumador. En lugar de castigarte por no empezar o no terminar, es importante prestar atención a tus sentimientos y darte apoyo y aliento. La clave para la priorización es identificar las tareas más importantes y asignarles el tiempo y los recursos adecuados. Una estrategia eficaz para lograrlo es crear una lista de tareas pendientes o utilizar una herramienta de productividad que le ayude a organizar sus tareas en función de su urgencia e importancia. Además, puede resultar muy útil priorizar las tareas en función de su impacto potencial en sus objetivos a largo plazo. Al incorporar rutinas y rituales consistentes en su horario diario o semanal, puede establecer un entorno estructurado que promueva la productividad. Tener una rutina ayuda a reducir la fatiga por tomar decisiones y elimina la necesidad constante de motivarse para comenzar una tarea.
4. Establecimiento de objetivos
El establecimiento de objetivos tiene un enorme impacto positivo en la productividad. Implica dos aspectos importantes: (a) establecer objetivos alcanzables y (b) hacer un seguimiento de lo que se ha logrado y de lo que queda por hacer. Entendamos lo que se requiere:
Metas INTELIGENTES
Los objetivos específicos, mensurables, alcanzables, relevantes y con plazos determinados (SMART) son un método de establecimiento de objetivos que mantiene a todos en sintonía. También aumentan la responsabilidad de los individuos. Incluso para las personas motivadas, los objetivos SMART definen indicadores de desempeño (PI) específicos y ayudan a gestionar cargas de trabajo abrumadoras. Aquí hay algunos ejemplos de objetivos INTELIGENTES
Aumentar la tasa de clics en la página de destino en un 40 % (medible) Mejorar la interacción con el cliente para un producto específico en un 20 % (objetivo mínimo alcanzable)
Sigue el avance del proceso.
Un proceso de seguimiento debe responder principalmente a dos preguntas: ¿Qué hice? ¿Qué queda por hacer todavía? El primero muestra avances, mientras que el segundo muestra planes futuros. Existen muchas herramientas de productividad que rastrean activamente el progreso sin supervisión manual, lo que le permite concentrar toda su energía en obtener resultados.
5. Autocuidado y conciliación entre vida personal y laboral
Una habilidad clave de productividad que no está directamente relacionada con el trabajo es aprender a ordenar, practicar el cuidado personal y crear un sólido equilibrio entre el trabajo y la vida personal.
Controlar el estrés
El estrés excesivo es un asesino silencioso. Saca su energía mental y su deseo de agregar productividad significativa a su vida. He aquí cómo combatirlo:
Cree límites saludables en el lugar de trabajo Practique hablar sobre sus necesidades sin responsabilizar a nadie Cree rituales previos al trabajo para ser reactivo en lugar de reactivo Planifique con anticipación para mantenerse organizado Evite realizar múltiples tareas durante momentos estresantes Recompénsese después de completar todas las tareas en un día estresante
Saber cuándo tomar un descanso también es un aspecto importante del manejo del estrés. Te permiten volver a tu trabajo con gran motivación. Estos incluyen caminatas después del almuerzo, lectura ligera y completar algunas tareas.
Trabajar separado de la vida personal.
Desde que el mundo ha migrado a entornos de trabajo remotos, crear límites en la vida personal en el trabajo se ha vuelto más difícil. A continuación se ofrecen algunos consejos sobre cómo establecer un mejor equilibrio entre el trabajo y la vida personal:
Minimice las distracciones tecnológicas silenciando grupos de mensajería seleccionados y notificaciones de correo electrónico del trabajo. Separe los dispositivos después del trabajo. Separe el espacio de trabajo para uso profesional y personal lejos de su dormitorio u otras áreas recreativas. Establezca horas de trabajo específicas y ajuste las rutinas en consecuencia.
En resumen, las habilidades de productividad incluyen la construcción de una vida laboral equilibrada mediante la gestión del tiempo, la organización y la priorización de objetivos. Además, practicar el cuidado personal y superar obstáculos como la procrastinación puede aumentar la energía mental.
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Por Bishwadeep Mitra
